مراحل ثبت شرکت در آلمان

آیا می خواهید یک شرکت با مسئولیت محدود (UG یا GmbH) در آلمان راه اندازی کنید؟ ما یک نقشه راه آماده کرده ایم تا به شما در فرآیند ثبت شرکت کمک کند . با این چک لیست ساده، ساعت ها در زمان تحقیق صرفه جویی کنید. این چک لیست، همه چیزهایی را که برای راه اندازی شرکت خود نیاز دارید در اختیار شما قرار می دهد.

انتخاب نوع شرکت در آلمان

پیش از هر کار مطمئن شوید که نوع شرکتی که انتخاب کرده اید، برای اهداف شما مناسب است.
ابتدا باید سرمایه لازم را تامین کنید.

• برای UG سرمایه 1 یورو کافی است اما توصیه میشود این مدل شرکت را با  حداقل سرمایه 1000 یورو راه اندازی کنید.
• برای GmbH حداقل 12500 یورو لازم است است، اما حداقل سرمایه  25000 یورو توصیه می شود.

نکته مهم: UG یک «مینی» GmbH است و به سرمایه سهام کمتری نیاز دارد (حداقل ۱ یورو). اما، اگر می خواهید کار شما بدون دردسر پیش برود، حداقل سرمایه 1000 یورو توصیه می شود . با این حال، اگر امکان تامین بیشتری را دارید، بهتر است مدل شرکت ، GmbH را انتخاب کنید. برای تاسیس شرکت GmbH فقط نیمی از سرمایه لازم است که بلافاصله سپرده شود. حداقل سرمایه سهام برای یک GmbH معادل 25000 یورو است که لازم است در شروع کار 12500 یورو سرمایه اولیه را به حساب خود واریز کنید.

انتخاب نام شرکت

ابتدا باید ثبت تجاری (Handelsregister) را بررسی کنید تا متوجه شوید که آیا نام قبلاً گرفته شده است یا خیر.

انتخاب موضوع شرکت در آلمان

طبق قوانین آلمان، موضوع فعالیت شرکت باید کاملاً مشخص باشد.
Handelsregister را بررسی کنید تا ببینید چه شرکت هایی در زمینه فعالیت (Unternehmensgegenstad) مورد نظر شما فعالیت می کنند.
نکته: اتاق بازرگانی و صنعت آلمان (IHK) نام شرکت و هدف شرکت شما را به صورت رایگان بررسی می کند و شما میتوانید از این امکان استفاده کنید.

برای بررسی نام شرکت و هدف شرکت خود، به اتاق بازرگانی و صنعت آلمان (IHK) درخواست دهید.

نکته: این سرویس رایگان است!

انتخاب دفتر اسناد رسمی (جهت ثبت شرکت در آلمان)

برای پیدا کردن دفتر اسناد رسمی که به زبان مورد نظر شما صحبت می کند، وبسایت https://notar.de را بررسی کنید.

تهیه اساسنامه شرکت

برای این منظور، یکی از دو روش زیر را انتخاب کنید:
الگوی استاندارد برای اساسنامه و بیانیه ثبت شرکت (معروف به Musterprotokoll)؛ یا
یک نسخه سفارشی که خودتان تهیه کرده اید (معروف به Gesellschaftsvertrag یا Satzung).

مدارک لازم برای دفتر اسناد رسمی

شما به موارد زیر نیاز خواهید داشت:

• اساسنامه
• لیست سهامداران
• مدارک مورد نیاز برای افتتاح حساب بانکی

حضور در دفتر اسناد رسمی

برای رسمی کردن ثبت شرکت، به همراه سایر سهامداران شرکت خود، در دفتر اسناد رسمی حاضر شوید! همراه داشتن شناسنامه و مدارک لازم را فراموش نکنید!

سهامدار: شما می توانید سهامدار یک شرکت آلمانی باشید. اما، اگر از یک شرکت خارجی به عنوان واسطه استفاده می کنید، باید به خوبی آماده باشید. یک دفتر اسناد رسمی در حوزه قضایی باید تأیید کند که شرکت وجود دارد و به درستی نمایندگی دارد. این تأییدیه باید توسط مقام دولتی مربوطه ارسال شود. بنابراین فوراً در این مورد اقدام کنید. این موضوع در مورد تمام شرکت های خارجی (حتی در کشورهای اتحادیه اروپا) صدق می کند.
توصیه به مدیر عامل:مطمئن شوید که ویزای شنگن مولتی دارید.
بانک: بانک‌های «آفلاین» آلمان اغلب از ارائه خدمات برای مؤسسان خارجی امتناع می‌ورزند (اگر با یک شرکت خارجی هم کار کنید که سختگیری بیشتر می شود). شهروند اتحادیه اروپا بودن کمک می کند. ممکن است فکر کنید که می توانید این کار را با یک بانک آنلاین انجام دهید. البته افتتاح حساب در بانک های آنلاین هم کار چندان راحتی نیست.

نکته: دفتر اسناد رسمی می توانند هزینه های ثبت نام در Handelsregister را از شما اخذ و خودش پرداخت کند. این امکان را از دفتر اسناد رسمی خود بپرسید. برخی این کار را فقط برای مشتریان شناخته شده انجام می دهند. برخی اگر مبلغ را به صورت نقدی به آنها پرداخت کنید، این کار را انجام می دهند.
این کار می تواند حدود یک هفته در زمان شما صرفه جویی کند زیرا Handelsregister بلافاصله ثبت نام شما را پردازش می کند. در غیر این صورت برای شما فاکتور می فرستند و منتظر می مانند تا هزینه را پرداخت کنید.

افتتاح حساب بانکی

بانکی را پیدا کنید که شما را بپذیرد و یک حساب بانکی تجاری نزد آنها باز کنید

مدارک خود را که توسط سردفتر به شما داده شده است بردارید.
نیازی نیست منتظر قدم شماره هفت باشید. جستجوی بانکی خود را در مراحل اولیه تشکیل شرکت آغاز کنید.

نکته: در اولین فرصت (حتی قبل از رفتن به دفتر اسناد رسمی) با بانک ها صحبت کنید و به طور موازی با چندین بانک صحبت کنید. برای بانک‌های «آفلاین» باید شخصاً و حضوری مراجعه کنید، بنابراین اگر جستجوی خود را دیر شروع کنید، زمان زیادی را از دست خواهید داد.
نکته: قرار بانک خود را تنظیم کنید تا بلافاصله پس از قرار دفتر اسناد رسمی انجام شود!
فراموش نکنید: قبل از مراجعه به بانک بررسی کنید که چه مدارکی را و با چه فرمتی باید همراه داشته باشید. برخی از بانک ها فایل های پی دی اف را می پذیرند در حالی که برخی دیگر به اسناد اصلی نیاز دارند.

واریز پول به حساب بانکی ( در آلمان )

(سرمایه سهام) را از طریق پول نقد یا حواله به حساب بانکی شرکت واریز کنید.

فیش واریزی سرمایه سهام را برای سردفتر ارسال کنید این کار را فوراً انجام دهید تا سردفتر مجبور نباشد این موضوع را از شما پیگیری کند.

پرداخت فاکتور سردفتر

بنیانگذار خوبی باشید و این کار را در اسرع وقت انجام دهید.
واقعیت جالب: ثبت شرکت حتی در صورت عدم پرداخت هزینه دفتر اسناد رسمی انجام می شود. اما بهتر است هزینه دفتر اسناد رسمی را فورا پرداخت کنید و دفتر اسناد رسمی خود را برای امور رسمی آینده، از جمله دورهای مالی، در کنار خود نگه دارید.

فاکتور Handelsregister را پرداخت کنید

البته قبل از پرداخت چک کنید و مطمئن شوید که سردفتر این کار را برای شما انجام نداده باشد.

صبورانه منتظر بمانید تا Handelsregister کار خود را انجام دهد . پس از ثبت شرکت، دفتر اسناد رسمی نتیجه را به شما اطلاع خواهد داد.
همچنین می توانید به صورت آنلاین نتیجه را در سایت www.unternehmensregister.de چک کنید.

کلاهبرداری های شبه قانونی

در مورد کلاهبرداری های “قانونی” که پس از ثبت شرکت برای شما ارسال می شود، هوشیار باشید.

 افراد ناشناسی هستند که بعد از ثبت شرکت شما، فاکتورهای رسمی جعلی به آدرس شما ارسال می کنند. مواظب این نوع فاکتورهای بی اساس و جعلی باشید.

مشاور مالیاتی

شما به یک مشاور مالیاتی نیاز دارید. به مشاور مالیاتی خود وکالتنامه بدهید موارد مربوطه را انجام دهد:
برای تکمیل Fragebogen zur steuerlichen Erfassung (پرسشنامه ثبت مالیاتی) کمک بگیرید و در مورد پیامدهای مالیاتی مختلف برای شرکت خود راهنمایی بخواهید.

ارسال فرم ثبت تجارت به Gewerbeamt محلی

ثبت تجارت در آلمان، Gewerbeanmeldung نامیده می شود. این کار در دفتر تجاری محلی شما که Gewerbeamt نام دارد انجام می شود.
این کار می تواند به موازات مرحله قبل انجام شود.
نکته: اگر در برلین یا هسن کسب‌وکاری راه‌اندازی می‌کنید، می‌توانید ثبت نام آنلاین را به زبان انگلیسی انجام دهید.

دریافت شناسه مالیاتی

مطمئن شوید که شناسه مالیاتی شرکت خود (Ust.-ID) را از Finanzamt (اداره مالیات) دریافت کرده اید.

هر فاکتور فروش کالا یا خدمات در آلمان به این شماره نیاز دارد. با درج این شماره در فاکتور، فاکتورهای خود را معتبر کنید!

انتخاب بیمه مناسب در آلمان به عنوان یک مهاجر

هنگام مهاجرت به آلمان، بیمه های مختلفی وجود دارد که هم برای کسب و کار شما و هم برای شما به عنوان یک فرد اجباری و مطلوب هستند. بوروکراسی بیمه پیچیده است و انتخاب ها گسترده است. شما به یک مشاوردر آلمان نیاز دارید تا گزینه های مناسب را که برای شما و شرکتتان به شما پیشنهاد دهد.

ثبت نام در سامانه شفافیت

با توجه به دستورالعمل اتحادیه اروپا با هدف مبارزه با پولشویی، اکثر شرکت ها اکنون باید در Transparenzregister (ثبت شفافیت آلمان) ثبت نام کنند.

به شما تبریک می گویم. شما موفق شدید!
اکنون می توانید تجارت را شروع کنید.

 

اما لازم است به این مراحل نیز دقت کنید :

Buchhaltung (دفترداری)

شرکتی را پیدا کنید که حسابداری را برای شما انجام دهد و مشخص کند که هزینه های حسابداری چقدر است؟
چک کنید که آیا حسابدار بر اساس گردش مالی سالانه یا تراکنش های ورودی و خروجی از شما هزینه دریافت می کند یا خیر ؟

و یک نکته مهم دیگر اینکه از چه نرم افزاری استفاده می کنند؟
نرم افزار استاندارد صنعت، نرم افزار  Datev است و استفاده از این نرم افزار توسط حسابدار شما، نشانه خوبی از حرفه ای بودن خدمات آنها است. Agenda نیز یک برند معتبر است که می توانید به آن اعتماد کنید.

فرآیند تحویل فاکتورها و رسید معاملات چگونه است؟
یک سیستم ساده و قابل پیگیری باید وجود داشته باشد. از هر شرکتی که شما را وادار به دسته بندی یا تعیین این نوع اسناد می کند دوری کنید یا اینکه یک سیستم DIY-Bookkeeping راه‌اندازی کنید

(مطمئن شوید که برای جلوگیری از کابوس حسابداری در پایان سال، این سیستم بی‌خطاست و توسط مشاور مالیاتی شما پذیرفته شده است).

نکته: اگر مسیر DIY را دنبال می‌کنید، مطمئن شوید که سیستم شما بی‌خطا بوده و توسط مشاور مالیاتی شما پذیرفته شده است تا از یک کابوس پرهزینه حسابداری در پایان سال جلوگیری کنید. مگر اینکه شما یک فریلنسر یا کسب و کار بسیار کوچک باشید، انجام این کار تقریبا غیرممکن است و بهترین روش نیست.

Jahresabschluss (حسابهای سالانه)

ترازنامه افتتاحیه (Eröffnungsbilanz) خود را تنظیم کنید.

اینجاست که پیدا کردن یک مشاور مالیاتی خوب مهم است. پیشنهاد میکنم اینکار را خودتان انجام ندهید ، ممکن است با اداره مالیات دچار مشکل شوید.

حسابداری موضوعی است که میتواند برای کسب و کار های کوچک چالش بزرگی باشد .

بدون حسابداری دقیق، وقتی نوبت به انتشار Jahresabschluss و به طور کلی راه اندازی کسب و کارتان می رسد، امکان دارد دچار دردسرهای زیادی شوید. بسیاری از بنیان‌گذاران را دیده‌ایم که به حسابداران پول زیادی برای انجام کار تسویه حساب مالیات در پایان سال پرداخت می‌کنند.

Lohnabrechnung (حقوق و دستمزد)

یک سیستم حسابداری حقوق و دستمزد راه اندازی کنید . البته این موضوع شاید در ابتدا چندان مهم نباشد اما بد نیست این مورد را هم در چک لیست خود نگه دارید تا در آینده اقدامات لازم را برای آن انجام دهید  .

در پایان لازم است ذکر کنم که تجربه ثبت شرکت در طول سالیان گذشته به ما نشان داده که همیشه مواردی که خارج از روتین است در این فرایند پیش میاید اگر مورد خاصی درنظر داشتید حتما با مشاوران ما درمیان بگذارید . مشتاقانه منتظر حضور کسب و کار شما در آلمان هستیم .