راهاندازی و ثبت یک شعبه مستقل در آلمان به منظور گسترش فعالیتهای بینالمللی شرکت شما، نیازمند ارائه اطلاعات دقیق و کامل است. این فرآیند شامل جمعآوری مدارک و مستنداتی است که در ادامه به تفصیل توضیح داده شده است.
- نام دفتر اصلی (Head Office Name)
نام کامل و قانونی دفتر مرکزی شرکت، همانگونه که در اسناد رسمی ثبت شده است، باید ارائه شود. این نام مبنای شناسایی شعبه در آلمان خواهد بود و باید با نام تجاری ثبتشده در کشور مبدأ مطابقت داشته باشد.
- دفتر ثبت شده و موضوع فعالیت شعبه (Registered Office and Branch Activities)
- دفتر ثبت شده: آدرس دقیق و قانونی که شعبه در آن مستقر خواهد شد. این آدرس برای مکاتبات رسمی و حقوقی استفاده میشود.
- موضوع فعالیت: شرح واضح و مختصر از فعالیتهایی که این شعبه قرار است انجام دهد، شامل کالاها، خدمات یا حوزههای تخصصی. این اطلاعات باید مطابق با فعالیتهای ثبتشده شرکت اصلی باشد.
- آدرس شرکت (Company Address)
آدرس کامل دفتر مرکزی شرکت در کشور مبدأ باید مشخص شود. این آدرس نشاندهنده ارتباط قانونی و عملیاتی بین شعبه در آلمان و دفتر مرکزی شرکت است.
- تعداد مدیران (Number of Directors)
تعداد مدیرانی که در شرکت اصلی یا شعبه فعالیت دارند، باید اعلام شود. این اطلاعات برای شفافسازی ساختار مدیریتی شرکت مورد استفاده قرار میگیرد و ممکن است در فرایند بررسی صلاحیتهای مدیریتی نیز نقش داشته باشد.
- اطلاعات مربوط به مدیرعامل/نماینده (CEO/Representative Details)
- مشخصات کامل مدیرعامل یا نماینده قانونی شرکت باید ارائه شود.
- این اطلاعات شامل نام، نام خانوادگی، تاریخ تولد، ملیت، آدرس محل اقامت، و جزئیات تماس است.
- همچنین باید مشخص شود که این فرد چه اختیاراتی در مدیریت شعبه خواهد داشت.
- اطلاعات مربوط به دریافت مجوز داخلی (Internal Approval Details)
برای شرکتهایی که شعبهای را در خارج از کشور مبدأ (از جمله آلمان) ثبت میکنند، تأییدیهها و مجوزهای داخلی از سوی سهامداران یا هیئتمدیره مورد نیاز است.
این مجوزها باید بهصورت کتبی باشد و بهعنوان بخشی از مستندات ثبت ارائه شوند.
مدارک مورد نیاز برای ثبت شعبه
بهمنظور تکمیل فرآیند ثبت، ارائه نسخهای از مدارک زیر ضروری است:
- گزیده ثبت تجاری خارجی (Extract from Foreign Commercial Register)
- اگر دفتر مرکزی شرکت در کشوری خارج از آلمان واقع شده است، باید یک نسخه رسمی از ثبت تجاری آن کشور ارائه دهید.
- این مدرک باید وضعیت قانونی شرکت اصلی را تأیید کند و اطلاعاتی مانند تاریخ ثبت، شماره ثبت و وضعیت فعالیت شرکت را نشان دهد.
- اساسنامه (Articles of Association)
- اساسنامه شرکت اصلی که شامل ساختار قانونی، حقوق و وظایف سهامداران، و موضوعات فعالیت شرکت است، باید به مقامات آلمانی ارائه شود.
- این سند بهصورت رسمی ترجمه شده و گواهی صحت آن نیز باید به همراه باشد.
- مصوبههای سهامداران (Shareholders’ Resolutions)
- مصوبههایی که توسط سهامداران شرکت در کشور مبدأ برای تأسیس شعبه در آلمان تصویب شدهاند، باید به ثبتکننده ارائه شوند.
- این مصوبات معمولاً شامل مجوز افتتاح شعبه، انتصاب مدیر یا نماینده، و تخصیص منابع مالی است.
نکات تکمیلی
- زبان مدارک: تمام مدارک ارائهشده باید به زبان آلمانی یا انگلیسی ترجمه رسمی و گواهیشده داشته باشند.
- مشاوره حقوقی: استفاده از خدمات وکلای متخصص در قوانین تجاری آلمان به شما کمک میکند تا از جزئیات قانونی مطمئن شوید و فرآیند ثبت را بهطور دقیق انجام دهید.
- زمانبندی: ثبت شعبه ممکن است بین چند هفته تا چند ماه زمان ببرد. آمادهسازی دقیق مدارک، زمان مورد نیاز را به حداقل میرساند.
نتیجهگیری
ثبت یک شعبه مستقل در آلمان فرصتی مناسب برای گسترش کسبوکار در یکی از قویترین اقتصادهای جهان است. با ارائه اطلاعات دقیق و مدارک موردنیاز، میتوانید این فرآیند را با موفقیت انجام دهید و از حضور در بازارهای اروپایی بهرهمند شوید.
بدون دیدگاه